Mindestanforderung an die Nebenkostenabrechnung

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Laut § 535 BGB sind mit der Zahlung der Miete alle Ansprüche des Vermieters abgegolten. Im Gegenzug überlässt der Vermieter dem Mieter eine Wohnung im vertraglich vereinbarten Zustand und kümmert sich darum, dass dieser Zustand erhalten bleibt. Die Kosten, die durch den Gebrauch der Wohnung entstehen, trägt der Vermieter.

Allerdings erlaubt das Gesetz auch, dass im Mietvertrag andere Vereinbarungen festgehalten werden können und davon machen Vermieter in der Regel auch Gebrauch. Entscheidend dafür, dass der Mieter Nebenkosten, bzw. Betriebskosten bezahlen muss, ist eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen muss.

Das Wichtigste in Kürze

Wann ist eine Nebenkostenabrechnung ungültig?

Eine Nebenkostenabrechnung ist ungültig, wenn sie inhaltliche und/oder formale Anforderungen nicht erfüllt. Wichtig ist zudem, dass auch ein Laie die Abrechnung verstehen und nachvollziehen kann. Natürlich muss die Abrechnung auch rechnerisch richtig sein. Ist dies nicht der Fall, muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung korrigieren.

Was sind typische formale Fehler in der Nebenkostenabrechnung?

In Nebenkostenabrechnungen werden zwischen inhaltlichen und formellen Fehlern unterschieden. Die fünf typischen formellen Fehler sind: nicht schriftlich eingereicht, unverständliche Rechnung, falscher Abrechnungszeitraum, Frist nicht eingehalten, fehlender Verteilerschlüssel.

Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?

Bei einer im Mietvertrag vereinbarten Vorauszahlung der Nebenkosten, muss der Vermieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter die Nebenkostenabrechnung schriftlich zustellen.

Welche Betriebskosten dürfen als Nebenkosten berechnet werden?

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt fest, welche Kosten für eine Mietwohnung zu den Betriebskosen gehören und auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Gängige Betriebskosten sind zum Beispiel:

  • Grundsteuer
  • Wasser und Abwasser
  • Heizung
  • Warmwasser
  • Straßen- und Gebäudereinigung
  • Müllabfuhr
  • Hausmeister

Nicht zu den Betriebskosten gehören Verwaltungs- und Instandhaltungskosten. Rechnet der Vermieter diese ab, muss der Mieter nicht bezahlen. Diesbezügliche Vereinbarungen im Mietvertrag sind nach § 556 BGB unwirksam.

Das muss in der Nebenkostenabrechnung stehen

Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann gültig, wenn sie verschiedene inhaltliche und formale Anforderungen erfüllt. Mindestens enthalten sein müssen folgende Informationen:

  • Eindeutige Bezeichnung des Objekts, auf dass sich die Abrechnung bezieht
  • Name und Anschrift des Vermieters als Aussteller
  • Abrechnungszeitraum
  • Zusammenstellung der Gesamtkosten einzeln für jede Betriebskostenart
  • Angabe des Verteilerschlüssels
  • Einzelberechnung des Mieteranteils
  • Verrechnung der geleisteten Vorauszahlungen

Ebenfalls Voraussetzung ist, dass der Mieter als Laie die Abrechnung auch verstehen und nachvollziehen kann, ohne juristische oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse zu haben. Und natürlich muss die Abrechnung auch rechnerisch richtig sein.

Der Verteilerschlüssel teilt die für ein Gebäude entstandenen Kosten anteilig auf die Mieter auf. Möglich sind verschiedene Formen wie zum Beispiel die Aufteilung nach Wohnfläche in m², umbauten Raum in m³, Anzahl der Personen oder Verbrauch (zwingend für Heizung und Warmwasser).

Mögliche inhaltliche Fehler:

  • Fehlerhafte oder fehlende Abrechnung der geleisteten Vorauszahlungen
  • Fehlerhafte Flächenangaben im Vergleich zur Vorjahresabrechnung
  • Zusammenfassung verschiedener Nebenkostenpositionen
  • Abrechnung von Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten

Die Form der Nebenkostenabrechnung muss stimmen

Der aktuelle Vermieter ist als Vertragspartner für die Abrechnung der Nebenkosten verantwortlich. Kommt es während eines Abrechnungszeitraums zum Wechsel des Vermieters – zum Beispiel durch den Verkauf der Wohnung – muss der neue Vermieter die Abrechnung vornehmen. Ist der Mietvertrag bereits beendet, wenn der Eigentümer wechselt, muss der alte Vermieter als damaliger Vertragspartner die Abrechnung vornehmen.

Die Nebenkostenabrechnung muss schriftlich zugestellt werden. Anerkannt werden dabei nicht nur die Briefform, sondern auch E-Mail oder Fax, eine Originalunterschrift des Vermieters auf der Abrechnung ist nicht zwingend erforderlich.

Mögliche formelle Fehler:

  • Fehlende oder unverständliche Angaben zum gewählten Verteilerschlüssel
  • Rechenschritte in der Abrechnung sind nicht verständlich
  • Abrechnungszeitraum überschreitet 12 Monate
  • Verspätete Zustellung der Abrechnung

Fristenregelungen für die Nebenkostenabrechnung

Vermieter sind verpflichtet, einmal jährlich die entstandenen Betriebskosten aufzulisten und diese Auflistung dem Mieter zur Verfügung zu stellen. Von den entstandenen Kosten müssen bereits geleistete Vorauszahlungen abgezogen werden. Für die Abrechnung gibt es vorgeschriebene Fristen.

  • Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Mieter die Abrechnung vom Vermieter erhalten und zwar in Schriftform.
  • Eingehalten wird diese Frist dann, wenn die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zugesandt wird und der vorgeschriebenen Form entspricht. Fehler in der Abrechnung machen diese nicht komplett ungültig. (Bundesgerichtshof, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04)
  • Innerhalb der Frist von 12 Monaten darf der Vermieter die Nebenkostenabrechnung korrigieren, wenn Fehler darin ihm Nachteile bringen. (BGH, VIII ZR 296/09)
  • Ist die Frist abgelaufen, dürfen keine Korrekturen mehr vorgenommen werden, die für den Mieter nachteilig sind. (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04) Eine Ausnahme bilden offensichtliche Fehler, die eindeutig als Versehen erkennbar sind und dem Mieter hätten auffallen müssen. (BGH, Urteil vom 30.03.2011; Az.: VIII ZR 133/10)
  • Ergibt sich in der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben für den Mieter, muss der Vermieter dieses auch dann zurückzahlen, wenn die Abrechnung verspätet beim Mieter ankommt.

Kommt die Abrechnung nach Ablauf von 12 Kalendermonaten beim Mieter an, muss der Mieter eventuelle Nachzahlungen nicht begleichen.

Tipp: Mieter, die die in einer verspäteten Nebenkostenabrechnung aufgeführte Nachzahlung vorgenommen haben, können diese zurückfordern. Der Vermieter ist zur Rückerstattung verpflichtet (BGH, Urteil vom 09.03.05, VIII ZR 57/04).

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