Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

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Einmal jährlich schlägt bei Mietern die Nebenkostenabrechnung auf, in der alle Nebenkosten, die der Vermieter auf die Kaltmiete aufschlägt, aufgelistet sind. Als Mieter sollte man diese Abrechnung gründlich prüfen, denn der Hausbesitzer darf nicht alle Kosten, die ihm durch die Vermietung entstehen, auf die Nebenkosten umlegen.

Das Wichtigste in Kürze

Was darf der Vermieter in den Nebenkosten abrechnen?

In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgelegt, welche Nebenkosten für eine Mietsache auf den Mieter umgelegt werden dürfen und welche nicht.

Dürfen Vermieter Verwaltungskosten abrechnen?

Der Vermieter darf die ihm entstandenen Verwaltungskosten dem Mieter nicht in Rechnung stellen, auch wenn solch eine Klausel im Mietvertrag steht. Zu den Verwaltungskosten und damit zu den Kosten, die nicht in die Nebenkostenabrechnung gehören, zählen u.a. die Kosten des Vermieters für den Steuerberater, für Bankgebühren, für Mitarbeiter in der Hausverwaltung.

Dürfen Instandhaltungskosten auf den Mieter umgelegt werden?

Instandhaltungskosten wie z. B. die Fassadenerneuerung, der Austausch von Fenstern, Austausch des Bodenbelags sind keine umlagefähigen Nebenkosten. Instandhaltungskosten darf der Vermieter dem Mieter nicht in Rechnung stellen.

§1 der Betriebskostenverordnung

In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgelegt, welche Betriebskosten für eine Mietsache auf den Mieter umgelegt werden dürfen und welche nicht. Der § 1 der Verordnung sagt dazu folgendes:

(2) Zu den Betriebskosten gehören nicht:

1. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),

2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).

Welche Kosten sind Verwaltungskosten?

Zu den Verwaltungskosten und damit zu den Kosten, die nicht in die Nebenkostenabrechnung gehören, zählen:

  • Kosten für Arbeitskräfte und Einrichtungen zur Verwaltung des Gebäudes, zum Beispiel für die Hausverwaltung
  • Kosten für die Aufsicht wie für Sicherheitsdienste
  • Kosten für die Verwaltungsarbeit, die der Vermieter selbst übernimmt
  • Kosten für den Steuerberater
  • Kosten für die Geschäftsführung

Typische Kosten, die für die Verwaltung einer Mietsache anfallen, sind zum Beispiel Bewirtschaftungskosten, Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung (dies gilt nicht für die Heizkostenabrechnung), Bankgebühren, Verbandsbeiträge.

Instandhaltungskosten sind keine Nebenkosten!

Der Vermieter ist dafür verantwortlich, dass die von ihm vermieteten Räume sich in einem „vertragsgemäßen“ Zustand befinden. Sie müssen bewohnbar und nutzbar sein. Dies gilt nicht nur für die Wohnung selbst, sondern auch für die Gemeinschaftsanlagen wie Hausflur, Keller oder Waschküche.

Grundsätzlich versteht man unter Instandsetzung und Instandhaltung solche Kosten, die durch die Alterung, Witterung oder Abnutzung des Gebäudes bzw. der Mietsache entstehen.

Aus diesem Grund dürfen die Kosten für die Instandsetzung und Instandhaltung der Wohnung nicht auf den Mieter umgelegt werden. Dies betrifft auch die Rücklagen, die der Vermieter bilden muss, um Reparaturen zu bezahlen. Klassische Instandhaltungskosten sind zum Beispiel:

  • Beseitigung von Frostschäden
  • Austausch des Bodenbelags
  • Fassadenerneuerung
  • Austausch von Dachziegeln
  • Austausch Fenster
  • Austausch Heizkörper
  • Abdichtungsarbeiten

Von den genannten Instandsetzungskosten abzugrenzen sind die sogenannten „Schönheitsreparaturen“, die bis zu einer im Mietvertrag definierten Höhe vom Mieter selbst getragen werden müssen. Dies gilt aber nur, wenn es im Mietvertrag festgelegt wurde. Nach BGB § 535 Abs. 1 und § 538 ist dies Aufgabe des Vermieters.

Tipp: Verlangt ein Vermieter Verwaltungs- oder Instandsetzungskosten, muss der Mieter diese nicht bezahlen, selbst wenn eine solche Klausel im Mietvertrag steht (BGH, Urteil v. 19.12.2018, VIII ZR 254/17).

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