Wie prüfe ich meine Nebenkostenabrechnung?

Mann prüft Unterlagen mit Taschenrechner

Der Mieter hat das Recht, die jährliche Nebenkostenabrechnung gründlich auf Herz und Nieren zu prüfen – und sollten das auf jeden Fall tun. Viele Nebenkostenabrechnungen, die verschickt werden, enthalten Fehler, die häufig zu höheren Nachzahlungen als nötig führen.

Das Wichtigste in Kürze

Wie prüfe ich meine Nebenkostenabrechnung?

Der Mieter prüft als erstes die Nebenkostenabrechnung auf formale und auf inhaltliche Unstimmigkeiten bei den aufgezählten Betriebskosten. Hat der Mieter fehlerhafte Angaben in den Betriebskosten oder formale Fehler entdeckt, erfolgt der schriftliche Widerspruch. Der Mieter hat zudem das Recht auf Einsicht in die Originalbelege.

Wie lange kann der Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen?

Dem Mieter steht laut § 556, Absatz 3, Satz 3 des BGB eine zwölfmonatige Einwendungsfrist zu. Überschreitet der Mieter diese Frist, muss er die Nachforderungen bezahlen, auch wenn der Vermieter einen Fehler in der Abrechnung gemacht hat. Ausnahme: Der Vermieter hat einen formellen Fehler begangen.

Das Recht auf Prüfung hat jeder Mieter!

Kommt die Betriebskostenabrechnung für Ihre Mietwohnung mit der Post, muss der Mieter diese keinesfalls unbesehen akzeptieren. Insbesondere wenn Nachzahlungen anstehen, sollte der Mieter nicht nur nach Rechenfehlern suchen, auch inhaltliche und formelle Fehler muss der Vermieter korrigieren. Da die meisten Fehler nicht auf den ersten Blick erkennbar sind, wird dem Mieter für die Prüfung ausreichend Zeit eingeräumt, in der Regel zwei bis vier Wochen. Der Vermieter ist dabei verpflichtet, dem Mieter alle zur Prüfung nötigen Belege und Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Das Recht auf Prüfung der Unterlagen

Hat der Mieter in der Nebenkostenabrechnung Unstimmigkeiten entdeckt, darf er die Originalbelege einsehen, zum Beispiel:

  • Versicherungspolicen
  • Grundsteuerbescheid
  • Vertrag mit dem Hausmeister
  • Wasser- bzw. Abwasserabrechnungen
  • Heizkostenabrechnungen
  • Wartungsverträge und -abrechnungen
  • Bescheide über Müllgebühren oder Straßenreinigung
  • Schornsteinfegerrechnung

Verweigert der Vermieter dem Mieter die Einsicht in die Unterlagen und Belege, muss der Mieter eventuelle Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung nicht bezahlen (AG Dortmund, Urteil vom 24.11.2010, Aktenzeichen 404 C 8756/10). Sein Zurückbehaltungsrecht kann der Mieter auch ausüben, wenn durch eine unzumutbar große Entfernung eine Einsichtnahme nicht möglich ist – selbst dann, wenn der Vermieter dem Mieter dies angeboten hat (Amtsgericht Köln, Urteil vom 03.02.2011, Aktenzeichen 221 C 362/10). Ist dies der Fall, muss der Vermieter dem Mieter die Belege als Kopie zusenden – die Kosten dafür trägt allerdings der Mieter.

Grundsätzlich gilt: Der Mieter muss Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung erst dann bezahlen, wenn der Vermieter dem Mieter eine formal und inhaltlich richtige Abrechnung zugestellt hat.

Alle aufgezählten Betriebskosten prüfen!

Liegt dem Mieter die Nebenkostenabrechnung vor, sollte der Mieter Schritt für Schritt alle aufgelisteten Posten hinsichtlich rechnerischer Richtigkeit und Schlüssigkeit prüfen. Stößt der Mieter auf eindeutige Rechenfehler, sollten er diese ebenso reklamieren wie Unklarheiten hinsichtlich der Berechnung. Auch formelle Fehler wie zum Beispiel fehlende Verteilerschlüssel gehören in die Beanstandung der Abrechnung, die der Mieter dem Vermieter am besten schriftlich und so ausführlich wie möglich zusenden.

Auf folgende inhaltliche Fehler besonders achten:

  • Die in der Abrechnung verrechneten Vorauszahlungsbeträge stimmen nicht mit Ihren tatsächlichen Nebenkostenvorauszahlungen überein oder fehlen vollständig.
  • Der Verteilerschlüssel entspricht nicht dem, der im Mietvertrag vereinbart wurde.
  • Der Vermieter ändert im Vergleich zum Vorjahr die Wohnflächenangaben für Ihre Wohnung oder die Gesamtwohnfläche des Gebäudes.
  • Die Angaben zu den Ablesetagen für verbrauchsabhängige Kosten (Heizung und Warmwasser) sind fehlerhaft.
  • Verschiedene Nebenkosten werden zusammengefasst, so dass die Posten nicht mehr einzeln nachvollziehbar sind.
  • Nebenkosten sind doppelt abgerechnet (zum Beispiel die Gartenpflege einmal als extra Posten und einmal als Hausmeisterkosten).
  • Die tatsächliche Mietzeit stimmt nicht mit der in der Abrechnung genannten Zeit überein (zum Beispiel, weil der Mieter vor Ende des Abrechnungszeitraums ausgezogen sind).

Die Checkliste zur Nebenkostenabrechnung hilft für eine schnelle Prüfung der wichtigsten Fehlerquellen.

Fristen für die Prüfung der Nebenkostenabrechnung

Der Gesetzgeber hat keine klaren Fristenregelungen zur Prüfung der Betriebskostenabrechnung festgelegt. Grundsätzlich gilt, dass die Forderung des Vermieters mit der Abrechnung, bzw. Zustellung sofort fällig wird. In der Praxis wird dem Mieter jedoch ein Zeitraum von zwei bis vier Wochen zugestanden. Unabhängig davon steht dem Mieter laut § 556, Absatz 3, Satz 3 des BGB eine zwölfmonatige Einwendungsfrist zu. Überschreitet der Mieter diese Frist, muss er die Nachforderungen bezahlen, auch wenn der Vermieter einen Fehler gemacht hat. Dies gilt allerdings nicht, wenn der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung einen formellen Fehler gemacht hat, denn dann wird die Frist für den Einspruch erst gar nicht in Gang gesetzt.

Achtung! Die zwölfmonatige Frist entbindet den Mieter nicht von der fristgemäßen Bezahlung der Nebenkostenabrechnung innerhalb von vier Wochen.

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