Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?

Kalender und Sanduhr

Für die Nebenkosten müssen Vermieter wie auch Mieter verschiedene Fristen beachten, zum Beispiel Abrechnungs- und Widerspruchsfristen. Diese Fristen sind gesetzlich geregelt, dabei gilt Gesetz vor Mietvertrag.

Das Wichtigste in Kürze

Welche Fristen gelten für den Vermieter?

Der Vermieter muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums für die Nebenkosten eine Abrechnung zusenden (§ 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch).

Darf der Vermieter fehlerhafte Angaben im Nachhinein korrigieren?

Innerhalb der zwölfmonatigen Frist darf der Vermieter Fehler korrigieren, auch solche die zu Lasten des Mieters gehen. Ist die Frist verstrichen, ist eine Korrektur, die sich nachteilig für den Mieter auswirkt, nicht mehr zulässig. Ausnahme: Es handelt sich eindeutig um ein Versehen seitens des Vermieters.

Darf der Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen?

Stellt der Vermieter fest, dass die geleisteten Vorauszahlungen zu niedrig oder zu hoch sind, muss er diese begründen und anpassen. Die Einwilligung des Mieters braucht er dazu nicht. Eine Änderung ist auch unter bestimmten Umständen unterjährig möglich.

Abrechnungsfristen für den Vermieter

  • Der Vermieter muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums für die Nebenkosten eine Abrechnung zusenden (§ 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch). Die Frist ist durch die Zusendung einer formal richtigen Abrechnung gewahrt, auch wenn noch inhaltliche Fehler bestehen (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04).
  • Innerhalb der Frist darf der Vermieter Fehler korrigieren, auch solche die zu Lasten des Mieters gehen. Ist die Frist verstrichen, ist eine Korrektur, die sich nachteilig für den Mieter auswirkt, nicht mehr zulässig. Eine Ausnahme hiervon besteht, wenn der Fehler für den Mieter leicht erkennbar war und es sich eindeutig um ein Versehen handelt (BGH, Urteil vom 30.03.2011, Az.: VIII ZR 133/10).

Tipp: Die Beweispflicht für die fristgemäße Zustellung der Nebenkostenabrechnung liegt beim Vermieter. Entscheidend für den fristgemäßen Zugang ist der Posteingang beim Mieter.

Hat der Vermieter keinen Einfluss auf die fristgerechte Abrechnung, zum Beispiel, weil ihm dafür wichtige Unterlagen nicht rechtzeitig vorliegen, muss er die Nebenkostenabrechnung innerhalb von drei Monaten erstellen. Als Fristbeginn gilt der Zugang der fehlenden Dokumente (BGH, Urteil vom 26.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05).

Das bedeutet die Fristenregelung für den Mieter

  • Stellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht zu, kann der Mieter diese einfordern oder einklagen. Der Vermieter darf nicht aus Angst vor Rückzahlungen einfach keine Betriebskostenabrechnung stellen.
  • Hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung verspätet zugestellt und der Mieter zahlt – aus Unkenntnis über die Ausschlussfrist – die Nachforderungen, kann er diese vom Vermieter zurückfordern (Bundesgerichtshof, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 94/05).

Guthaben oder Nachzahlung sind sofort fällig

Stellt der Vermieter die Abrechnung fristgerecht zu, wird die Zahlung sofort fällig. Das gilt für Guthaben ebenso wie für Nachforderungen. Allerdings muss dem Mieter die Gelegenheit eingeräumt werden, die Nebenkostenabrechnung gründlich zu prüfen. Dazu hat der Mieter zwei bis vier Wochen Zeit. In Einzelfällen, zum Beispiel wenn die Abrechnung besonders umfangreich ist oder sich Änderungen am Objekt ergeben haben, kann der Mieter sich für die Prüfung zwei Monate Zeit lassen.

Erhöhung der Vorauszahlungen

Stellt der Vermieter aufgrund der Betriebskostenabrechnung fest, dass die geleisteten Vorauszahlungen zu niedrig oder zu hoch sind, muss er diese anpassen. Die Einwilligung des Mieters braucht er dazu nicht. Auf Grundlage der letzten Abrechnung kann er eine Erhöhung auch unterjährig stellen, zum Beispiel, weil die Energiepreise steigen. Auf jeden Fall muss er die Erhöhung begründen, ein unbegründeter Sicherheitsaufschlag ist nicht zulässig.

Auch dann, wenn der Vermieter die Abrechnungsfrist nicht eingehalten hat, kann er die Nebenkostenabrechnung als Basis für eine Erhöhung oder Senkung der Nebenkostenvorauszahlung verwenden. Er muss schriftlich erklären, dass und warum sich die Vorauszahlungsbeträge ab sofort verändern. Eine nachträgliche Erhöhung oder Senkung ist nicht zulässig.

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