Nebenkosten in der Steuererklärung

Nebenkosten in der Steuererklärung

Mit der jährlichen Nebenkostenabrechnung kommen oft unerwartete Nachzahlungen auf Mieter zu. Einige dieser Kosten können Sie jedoch zu Ihrem Vorteil nutzen und in der nächsten Steuererklärung angeben. Laut §35a EStG werden 20% bestimmter Nebenkosten direkt von der zu zahlenden Einkommenssteuer abgezogen.

Welche Nebenkosten darf man von der Steuer absetzen?

Laut § 35a EStG dürfen Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen (Absatz 1) und Handwerkerleistungen (Absatz 2) bis zu einer Höchstgrenze von 20% von der Einkommenssteuer abgezogen werden. Steuerlich berücksichtigt werden dürfen dabei die Kosten für Arbeitslohn, nicht aber für Material oder die Anmietung von Geräten. Diese Regelung gilt auch für entsprechende Kosten, die der Vermieter Ihnen in der Nebenkostenabrechnung in Rechnung gestellt hat.

Was sind haushaltsnahe Dienstleistungen?

Dabei handelt es sich um Arbeiten im Haus oder an der Wohnung, die Sie, bzw. Ihr Vermieter theoretisch selbst erledigen könnten, aber an ein externes Dienstleistungsunternehmen abgegeben wurden, so zum Beispiel:

  • Gebäudereinigung und Fensterputzen
  • Gartenpflege, wie Flächen- und Rasenpflege
  • Winterdienst (BFH, Az. IV C 8 – S 2296-b/07/10003 :008) und Straßenreinigung (BFH, Az. VI R 56/12)
  • Hausmeisterarbeiten
  • Schädlingsbekämpfung

Nicht zu den haushaltsnahen Dienstleistung zählen Renovierungs-, Erhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen. So fallen nach einem Urteil des Finanzgerichts Bremen (11.12.08, 2 K 100/08) Malerarbeiten im eigenen Haus unter Handwerksleistungen für Renovierungsmaßnahmen.

Was sind Handwerkerleistungen?

Zu den Handwerkerleistungen zählen alle Arbeiten, die von einem beauftragten Handwerksunternehmen oder selbständigen Handwerker übernommen werden, zum Beispiel:

  • Wartungsarbeiten an den technischen Anlagen wie Heizung, Elektro-, Gas- oder Wasserinstallation, Feuermelder, Fahrstuhl oder gemeinschaftlich genutzte Waschmaschinen.
  • Die Kosten für den Schornsteinfeger ohne Feuerstättenschau, Prüf- und Messarbeiten
  • Fassaden- oder Dachrinnenreinigung
  • Zähleraustausch
  • Rohrreinigung

Tipp: Vor der Berechnung Ihrer möglichen Steuerabzüge sollten Sie die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung prüfen oder prüfen lassen.

Nicht alle Kosten dürfen in die Steuererklärung

Berechnen Sie die Kosten, die Sie steuermindernd angeben möchten, müssen Sie genau trennen: Das Finanzamt erkennt lediglich Arbeitskosten inklusive Mehrwertsteuer sowie Fahrt- und Maschinenkosten, Verbrauchsmittel und Entsorgungskosten an. Alle Nebenkosten darüber hinaus, insbesondere Materialkosten aller Art, dürfen nicht eingerechnet werden.

Nicht berücksichtigt werden weiterhin Pauschalzahlungen für Schönheitsreparaturen an den Vermieter, da nur tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen steuerbegünstigt sind (Urteil des Bundesfinanzhofes, Aktenzeichen VI R 18/10).

Die Möglichkeit der steuerlichen Berücksichtigung nach § 35a EStG und die genannten Regelungen gelten ebenso, wenn Sie selbst einen Handwerker mit Reparaturen oder ein Unternehmen für haushaltsnahe Dienstleistungen beauftragen.

Welche Höchstbeträge dürfen in der Steuererklärung angegeben werden?

Das Finanzamt erkennt haushaltsnahe Dienstleistungen bis zu einer Höhe von 20.000 Euro an, davon sind 20%, also maximal 4.000 Euro erstattungsfähig. Bei Handwerkerleistungen liegt der Höchstbetrag bei 6.000 Euro, damit werden maximal 1.200 Euro (20%) steuermindernd berücksichtigt. Insgesamt können Sie also von bis zu 5.200 Euro Steuerermäßigung profitieren.

Wo werden haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerkosten eingetragen?

In dem Formular für die Steuererklärung sind für diese abzugsfähigen Kosten extra Zeilen vorgesehen. Die Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen werden in der Anlage haushaltsnahe Aufwendungen in Zeile 5 eingetragen, Handwerkerkosten in die Zeile 6. Die Summe wird direkt von ihrer Steuerschuld abgezogen, er wirkt sich nicht auf die Höhe Ihres zu versteuernden Einkommens oder Ihren Grenzsteuersatz aus.

Bitte beachten: Die Zeilenangaben gelten für die Steuererklärung 2019. Da sich der Aufbau der Steuerformulare von Zeit zu Zeit ändert, können die Angaben für spätere Erklärungen abweichen.

Welche Belege verlangt das Finanzamt?

Grundsätzlich müssen für die Steuerermäßigung nach §35a EStG keine Belege an das Finanzamt übergeben werden. Allerdings kann die Behörde die Vorlage verlangen. Deshalb sollten Sie diese bereits in sachlich richtiger und aussagekräftiger Form zur Hand haben. Für die Gewährung der Steuerermäßigung ist eine aussagekräftige Rechnung mit Aufschlüsselung von Material- und Lohnkosten erforderlich. Weiterhin müssen Sie die Bezahlung in Form eines Kontoauszugs belegen können (Finanzgericht Düsseldorf, Urteil vom 12.06.2008-15 K 3449/06 E).

Laut Urteil des LG Berlin vom 18.10.2017 (18 S 339/16) muss Ihr Vermieter entsprechenden Belege bereits mit der Nebenkostenabrechnung zur Verfügung stellen und dort die Lohnkostenanteile getrennt ausweisen. Ist dies nicht der Fall, muss er Ihnen diese auf Verlangen nachreichen, eine Klausel im Mietvertrag, die ihn davon befreit, ist unwirksam. Nicht verpflichtet ist der Vermieter laut diesem Urteil dazu, bestimmte Betriebskostenarten ausdrücklich als haushaltsnahe Dienstleistungen zu kennzeichnen.

Grundsätzlich muss die Nebenkostenabrechnung drei Informationen liefern:

  • Art der Dienstleistung
  • Höhe des Kostenanteils (Lohnkosten)
  • Nachweis der Überweisung per Kontoauszug

Hinsichtlich des Zahlungsnachweises halten sich die Finanzämter in der Regel streng an die Vorschriften. Akzeptiert werden die Bezahlung durch Abbuchung, Verrechnungschecks oder per EC-Zahlung in Verbindung mit dem entsprechenden Kontoauszug. Nicht anerkannt sind Barquittungen oder Barchecks, auch die Vorlage des Überweisungsträgers ist nicht als Beleg ausreichend.

Zeiträume und Fristen – Wann kann die Steuerermäßigung für Nebenkosten beantragt werden?

Für die Berücksichtigung des Steuerabzugs ist der Zeitpunkt der Zahlung entscheidend. Nur in dem Jahr, in dem Sie die Nebenkosten bei Ihrem Vermieter beglichen haben, dürfen Sie die Kosten in der Steuererklärung geltend machen (Abflussprinzip).

Handwerkliche Leistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen können nicht übertragen werden. Wenn der Betrag für die Handwerksleistungen bereits ausgeschöpft ist, dürfen darüber hinaus angefallene Kosten nicht als haushaltsnahe Dienstleistungen angesetzt werden.

Tipp: Wenn Sie für das entsprechende Jahr keine Einkommenssteuer bezahlen müssen, können Sie auch keine Steuervergünstigung beanspruchen. Eventuell kann es sinnvoll sein, die Bezahlung der Nebenkosten in das nächste Jahr zu übertragen, falls dann voraussichtlich eine Steuerschuld anfällt (BFH 29.1.09, VI R 44/08, DStR 09, 681).

Steuervorteil nachträglich nutzen

Vermieter haben bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit, ihre Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Dann haben Sie Ihre Steuererklärung in der Regel schon längst beim Finanzamt abgegeben. Der Steuervorteil ist dennoch nicht verloren. Je nachdem, wie der Stand Ihrer Erklärung ist, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

  • Haben Sie vom Finanzamt noch keinen Steuerbescheid erhalten, können Sie eine berichtigte Erklärung mit den abzugsfähigen Kosten nachreichen.
  • Haben Sie den Steuerbescheid innerhalb von vier Wochen vor der Betriebskostenabrechnung erhalten, können Sie die Einspruchsfrist nutzen und eine korrigierte Einkommensteuererklärung einreichen.
  • Geben Sie in Ihrer aktuellen Steuererklärung bei der Abgabe eine Schätzung der abzugsfähigen Betriebskosten in Höhe der Kosten vom letzten Jahr an. In der Regel akzeptieren die Finanzämter dies, da die Nebenkosten jährlich etwa gleich hoch sind.

Worauf Sie auf jeden Fall achten müssen ist, dass Sie keine Doppelangaben machen. Sind haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen bereits als außergewöhnliche Belastungen, Betriebsausgaben, Sonderausgaben oder Werbungskosten eingetragen, dürfen sie nicht nochmals als haushaltsnahe Dienstleistungen angegeben werden (§ 35a EstG, Absatz 5).

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