Heizung und Warmwasser in der Nebenkostenabrechnung

Mann prüft Heizverbrauch

Die Heizkosten muss der Vermieter laut Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig mit dem Mieter abrechnen. Die Abrechnung selbst übernimmt in der Regel eine Wärmemessdienstfirma in dessen Auftrag. Meist führt der Vermieter die entstandenen Kosten innerhalb der Nebenkostenabrechnung auf, idealerweise ist die Heizkosten- bzw. Warmwasserabrechnung selbst als Kopie beigefügt.

Das Wichtigste in Kürze

Welche Heizkosten darf der Vermieter umlegen?

Welche Heizkosten der Vermieter umlegen darf, ist in der Betriebskostenverordnung § 2, Nr. 4a sowie in der Heizkostenverordnung § 7, Abs. 2 festgelegt. Seit 2009 muss der Vermieter laut Heizkostenverordnung eine Verbrauchsanalyse mitliefern.

Wie werden Heizkosten abgerechnet?

Die Abrechnung der Heizkosten schlüsselt sich in einen verbrauchsabhängigen sowie in einen verbrauchsunabhängigen Anteil auf. Festgelegt wird der Verteilerschlüssel im Mietvertrag.

Wie setzen sich die Warmwasserkosten zusammen?

Die Warmwasserkosten setzen sich aus den Kosten für die Wasserversorgung (häufig werden diese gesondert in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt) sowie den Kosten für Wassererwärmung zusammen.

Heizungs- und Warmwasserkosten berechnen: Verbrauch als Verteilerschlüssel

Anders als die kalten Betriebskosten werden die Kosten für Warmwasser und Heizung verbrauchsabhängig abgerechnet, zusätzlich ist ein Anteil an verbrauchsunabhängigen Kosten darin enthalten. In der Heizkostenabrechnung sind die auf den Mieter umgelegten Kosten in Grundkosten (verbrauchsunabhängig) und Verbrauchskosten aufgeteilt. Festgelegt wird dieser Verteilerschlüssel im Mietvertrag. Findet während des Abrechnungszeitraums ein Mieterwechsel statt, zahlt der „alte“ Mieter seinen Wärmeverbrauch komplett, die verbrauchsunabhängigen Kosten nur für die Zeit, in der er die Wohnung gemietet hat.

Grundsätzlich gilt auch für die Abrechnung von Heizung und Warmwasser:

Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Verwaltungskosten dürfen nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden und müssen aus den Gesamtkosten für Heizung und Warmwasser herausgerechnet werden.

Welche Heizkosten darf der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung aufführen?

Welche Heizkosten der Vermieter umlegen darf, ist in der Betriebskostenverordnung § 2, Nr. 4a sowie in der Heizkostenverordnung § 7, Abs. 2 festgelegt. Umlagefähig sind demnach:

  • Verbrauchte Brennstoffe und deren Lieferung
  • Betriebsstrom für die Heizungsanlage
  • Bedienung und Überwachung
  • Pflege und Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
  • Prüfung- und Anlagenwartung (ohne Reparatur- und Instandsetzungskosten)
  • Immissionsschutzmessung durch den Schornsteinfeger und Schornsteinreinigung
  • Miet- und Eichkosten für Wärmezähler und Warmwasseruhren
  • Ablesekosten und Berechnung
  • Verbrauchsanalyse und Energiemanagement

Seit 2009 muss der Vermieter laut Heizkostenverordnung eine Verbrauchsanalyse mitliefern. Die hierfür entstehenden Kosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen.

Folgende Kosten sind in der Heizkostenabrechnung nicht umlagefähig

  • Leasingkosten für Brenner, Öltank oder Verbindungsleistungen
  • Mietkosten für Flüssiggastanks
  • Heizungsbetreuungskosten
  • Öltankversicherung (diese darf allerdings auf die Kostenart Pflicht- und Sachversicherung umgelegt werden)
  • Inkassokosten, Beratungskosten durch die Messdienstfirma

Abrechnungskosten sind doch eigentlich Verwaltungskosten?

Abrechnungskosten zählen laut Betriebskostenverordnung generell zu den Verwaltungskosten, die nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. In der Heizkostenverordnung gibt es allerdings für Heizung und Warmwasser eine Sonderregelung: Die Abrechnungskosten gehören zu den Kosten und können deshalb als Betriebskosten abgerechnet werden. In der Betriebskostenverordnung ist eine analoge Regelung zu finden, wenn es um den Kaltwasserverbrauch geht. Auch dafür dürfen die die Abrechnungskosten in die Betriebskosten mit eingerechnet werden. Für alle anderen Betriebskosten, wie zum Beispiel Müllgebühren oder Grundsteuer, gilt diese Sonderregelung nicht.

Mindestanforderungen an die Heizkostenabrechnung

Ebenso wie die gesamte Nebenkostenabrechnung muss auch die Heizkostenabrechnung für den Mieter nachvollziehbar und verständlich sein. Dazu muss die Abrechnung alle Angaben enthalten, die nötig sind, damit der Mieter die zustande gekommene Gesamtsumme nachvollziehen kann. Mindestens muss die Abrechnung folgende Angaben enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Erklärung der Kostenverteilung (Verteilerschlüssel)
  • Angabe des Abrechnungszeitraums
  • Berücksichtigung der geleisteten Vorauszahlungen

Hinsichtlich der Abrechnungszeiträume und -fristen sowie des Prüfrechtes für den Mieter gelten die gleichen Regelungen wie bei der Abrechnung der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten. Auch hier muss der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in alle Unterlagen, Verträge und Rechnungen gewähren.

Wichtige Regelungen zur Heizkostenabrechnung

  • Heizkosten dürfen nicht vollständig aufgrund der Wohnfläche als Verteilerschlüssel umgelegt werden. Der Vermieter muss mindestens 50 % und maximal 70 % verbrauchsabhängig berechnen.
  • Warmwasserkosten müssen aus der Energiekostenabrechnung herausgerechnet und nach Grund- und Verbrauchskosten aufgeteilt genannt werden.
  • Für ältere Gebäude darf nach § 7 der Heizkostenverordnung abweichend gerechnet werden: Für Gebäude, die der Wärmeschutzverordnung 1994 nicht entsprechen oder die mit Öl- oder Gas betrieben werden, müssen 70 % der Heizkosten verbrauchsabhängig berechnet werden.
  • Die Heizkostenverordnung mit ihren Bestimmungen geht vor abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag. Eine Ausnahme bilden Zweifamilienhäuser, die vom Vermieter selbst mit bewohnt werden.
  • Abweichend von den generellen Regelungen zur Aufteilung der Heizkosten in Grund- und Verbrauchskosten darf der Vermieter die Kosten zu 100 % verbrauchsabhängig berechnen, wenn alle Mieter einverstanden sind und dies auch für alle Wohnungen gilt (§ 10 HeizkostenV).

Umlagefähige Wartungskosten

Heizungsanlagen müssen regelmäßig gewartet werden. Die Kosten dafür darf der Vermieter als Heizungsnebenkosten in der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umlegen. Gängige Wartungsarbeiten sind:

  • Regelmäßige Überprüfung der Heizungsanlage
  • Reinigung und Einstellung
  • Entlüftung und Nachfüllen von Heizwasser

Klar abzugrenzen sind davon Instandsetzungsarbeiten. Diese dürfen als Reparaturkosten nicht auf die Betriebskosten umgelegt werden. Werden Wartung und Reparatur der Anlage in einem Gang erledigt, müssen die Reparaturen herausgerechnet werden. Ist dies nicht exakt möglich, dann erfolgt die Berechnung über eine Schätzung.

Tipp: Ein Hinweis darauf, dass zusätzlich zur Wartung Reparaturen vorgenommen wurden, zeigt sich an deutlichen Preissteigerungen der Wartungskosten zum Vorjahr. In diesem Fall sollte der Mieter die entsprechenden Verträge und Rechnungen prüfen!

Abrechnungsvorschriften für Warmwasserkosten

Die Warmwasserkosten, bzw. die Kosten für den Betrieb einer zentralen Warmwasserversorgungsanlage setzen sich aus den Kosten für die Wasserversorgung (häufig werden diese allerdings gesondert in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt) sowie den Kosten für dessen Erwärmung zusammen. Ebenfalls dazu gehören Betriebssicherheitsprüfungen wie die intervallmäßige Untersuchung auf Legionellenbefall laut Trinkwasserverordnung. Die Abrechnung des Warmwassers erfolgt verbrauchsabhängig und ist in der Regel mit der Heizkostenabrechnung kombiniert.

Zu den verbrauchsabhängigen Warmwasserkosten kommen verbrauchsunabhängige Kosten dazu, zum Beispiel:

  • Kosten für Warmwasserzähler
  • Grundgebühr
  • Zählermiete, Zwischenzähler
  • Eichkosten
  • Betriebskosten für hauseigene Wasserversorgungs- und Wasseraufbereitungsanlage

Tipp: Wird das Warmwasser in einem Gebäude zusammen mit dem Heizwasser erwärmt, müssen die verbrauchabhängigen Kosten in der Abrechnung getrennt aufgeführt werden!

Regenerative Energien dürfen nicht als fiktive Kosten berechnet werden! Hat der Vermieter eine Solaranlage zur Unterstützung der Wassererwärmung installiert, trägt er diese Kosten selbst. Der Vermieter darf bei der Berechnung der Kostenverteilung nicht fiktiv für eingesparte Heizkosten mitberechnet werden, denn nur tatsächlich entstandene Kosten dürfen auch in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.

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