Fragen & Antworten zur Nebenkostenabrechnung

Finger gehoben für Frage

Die Antworten auf wichtige Fragen rund um Nebenkosten und die jährliche Nebenkostenabrechnung haben wir hier für Sie in Kürze zusammengestellt.

Muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung vorlegen?

Sind Nebenkostenvorauszahlungen im Mietvertrag vereinbart, muss der Vermieter zwingend einmal jährlich auch eine Nebenkostenabrechnung vorlegen. Stellt er diese nicht innerhalb der gesetzlichen Frist von 12 Monaten zu, kann der Mieter die Vorauszahlungen einbehalten. Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter keine Nachzahlungen aus der Abrechnung mehr fordern.

Welche Fristen muss der Vermieter einhalten?

Der Vermieter muss die Nebenkosten einmal jährlich abrechnen (§ 556 III BGB), der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate. Er ist verpflichtet, die Abrechnung bis spätestens zum Ablauf des 12.ten Monats nach dem Ende d es Abrechnungszeitraum zustellen. Maßgebend ist dabei der Zugang beim Mieter.

Ergibt die Nebenkostenabrechnung einen Erstattungsbetrag für den Mieter, wird die Zahlung des Guthabens spätestens 30 Tage nach Zustellung der Abrechnung fällig. Ein Erstattungsanspruch verjährt nach 3 Jahren.

Welche Fristen muss der Mieter einhalten?

Der Mieter muss Nachzahlungen aus der Abrechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlen. Dies gilt allerdings nur, wenn die Nebenkostenabrechnung fehlerfrei ist. Liegen nur für einzelne Betriebskostenarten Fehler vor, darf der Mieter nicht den kompletten Nachzahlungsbetrag einbehalten, sondern nur die Summe, die falsch berechnet ist.

Was sind sonstige Betriebskosten?

Sonstige Betriebskosten sind nur dann in der Nebenkostenabrechnung umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag konkret im Einzelnen vereinbart wurden. Ein Hinweis auf „sonstige Betriebskosten“ ist nicht ausreichend. Unter diesen Bereich fallen zum Beispiel:

  • Betriebskosten für Sonderausstattungen wie Schwimmbad oder Klimaanlage
  • Kosten für besonderen Personalaufwand, zum Beispiel Wachschutz
  • Kosten für die Wartung, Pflege und Prüfung von technischen Einrichtungen

Darf der Vermieter einzelne Betriebskosten in der Abrechnung zu einem Posten zusammenfassen?

Grundsätzlich müssen in der Nebenkostenabrechnung alle Betriebsarten einzeln und für den Mieter nachvollziehbar aufgeführt werden. Eine Ausnahme bilden die Kosten für Frisch- und Abwasser sowie die Betriebskostenumlage für Versicherungen. Diese dürfen zusammengelegt werden.

Wie lange kann der Mieter eine Nebenkostenabrechnung reklamieren?

Gerechnet ab Zugang haben Mieter 12 Monate Zeit, einer Nebenkostenabrechnung zu widersprechen und Fehler zu reklamieren. Dies entbindet allerdings nicht von der fristgemäßen Bezahlung. Findet der Mieter nachträglich Fehler in der Nebenkostenabrechnung, muss der Vermieter die Abrechnung korrigieren und eventuell zu viel geforderte Beträge zurückerstatten.

Wann darf eine Nebenkostenabrechnung unter Vorbehalt bezahlt werden?

Enthält die Nebenkostenabrechnung formelle Fehler, ist aber rechnerisch richtig, muss der Mieter bezahlen, sollte dies allerdings unter Vorbehalt tun. Lediglich dann, wenn in der Abrechnung inhaltliche und rechnerische Fehler vorliegen, darf er die Nachzahlung ganz oder teilweise zurückbehalten.

Tipp: Auch wenn die Nebenkostenabrechnung versehentlich ohne Vorbehalt bezahlt wird, kann der Mieter innerhalb eines Jahres Fehler ab Zustellung anzeigen und der Vermieter muss diese berichtigen (BGH, Urteil vom 12.01.2011, Az. VIII ZR 269/09).

Welche Verteilerschlüssel gibt es für die Nebenkostenabrechnung?

Für die Umlage der Nebenkosten auf den Mieter kann der Vermieter verschiedene Verteilerschlüssel nutzen. Häufig werden verbrauchsunabhängige Kosten (Grundsteuer, Versicherungen, Hausmeisterdienste) nach der Wohnfläche berechnet, verbrauchsabhängige Kosten (Heizung und Warmwasser) nach dem tatsächlichen Verbrauch.

Weitere mögliche Verteilerschlüssel sind die Abrechnung nach Anzahl der Personen, nach Kubikmeter umbauter Raum oder nach Wohneinheiten.

Tipp: In der Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter den jeweils verwendeten Verteilerschlüssel und dessen Grundlage mit angeben (zum Beispiel Wohnfläche: Angabe der Gesamtwohnfläche sowie der Wohnfläche der Mietwohnung).

Wie erfolgt die Nebenkostenabrechnung, wenn kein schriftlicher Mietvertrag vorliegt?

Mietverträge müssen nicht zwingend schriftlich abgeschlossen werden, auch ein mündlicher Vertrag ist bindend. Auch in diesem Fall kann eine Nebenkostenabrechnung vereinbart werden, allerdings führt dies oft zum Streit. In diesem Fall ist der Vermieter in der Beweispflicht, dass die Umlage von Nebenkosten vereinbart ist. Ein mündlicher Vertrag entbindet den Vermieter nicht davon, eine korrekte Nebenkostenabrechnung vorzulegen.

Darf die Nebenkostenabrechnung mit der Kaution verrechnet werden?

  • Bei einem bestehenden Mietvertrag darf der Vermieter die Kaution mit einer Nachzahlung verrechnen, wenn seine Forderung von einem Gericht bestätigt wurde oder der Mieter offensichtlich zahlungsunwillig ist.
  • Nach Beendigung des Mietvertrags darf die Kaution verrechnet werden, wenn der Mieter berechtigte Forderungen nicht begleicht. Verrechnet der Vermieter die Kaution unberechtigt, bleibt dem Mieter nach erfolgloser schriftlicher Aufforderung zur Rückzahlung nur der Gang zum Gericht.

Was ist der Unterschied zwischen Abflussprinzip und Leistungsprinzip?

  • Beim Leistungsprinzip werden in der Nebenkostenabrechnung nur die Kosten umgelegt, die im jeweiligen Abrechnungszeitraum auch entstanden sind.
  • Rechnet der Vermieter nach dem Abflussprinzip ab, legt er alle Betriebskosten auf den Mieter um, die ihm im Abrechnungszeitraum entstanden sind, unabhängig vom Zeitpunkt der Leistung.

Gesetzlich ist nicht geregelt, dass der Vermieter zwingend nach dem Leistungsprinzip abrechnen muss. Ein Urteil des BGH (VIII ZR 27/07) sagt dazu folgendes:

„Auch das Abflussprinzip ermöglicht grundsätzlich eine sachgerechte Umlage der Betriebskosten, indem es auf die Kosten abstellt, mit denen der Vermieter im Abrechnungszeitraum vom Leistungsträger jeweils tatsächlich belastet wird. Die Betriebskostenabrechnung vereinfacht sich dadurch jedenfalls für bestimmte Betriebskostenarten für den Vermieter unter Umständen erheblich.“

Wie fließen Balkone und Terrassen in die Nebenkostenabrechnung mit ein?

Wird die Wohnfläche als Verteilerschlüssel für die Betriebskostenabrechnung verwendet, fließen Balkone und Terrassen anteilig mit ein. In welchem Maß, ist abhängig von der Berechnungsart der Wohnfläche:

  • Wohnflächenverordnung (§ 4, WoFlV): Grundflächen von Balkonen, Loggien, Dachgärten und Terrassen fließen in der Regel zu 20 %, maximal zu 50 % in die Wohnfläche mit ein.
  • DIN-Norm 277: Balkone und Terrassen sind zu 25 % auf die Wohnfläche anrechenbar.

Wie werden Heizkosten und Warmwasser in den Nebenkosten abgerechnet?

Die Abrechnung der Energiekosten für eine Wohnung werden gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) abgerechnet. Die Abrechnung schlüsselt sich einen verbrauchsabhängigen sowie einen verbrauchsunabhängigen Anteil auf. Dabei gilt:

  • Die Nebenkosten für die zentrale Heizungsanlage müssen mindestens zu 50% und maximal zu 70% verbrauchsabhängig berechnet werden.
  • 30% bis 50% der Heizkosten dürfen verbrauchsunabhängig berechnet werden. Als Verteilerschlüssel kommt hierbei in der Regel die Wohnfläche zum Einsatz.

Dürfen die Kosten für die Reinigung von Gas- oder Öltank als Nebenkosten umgelegt werden?

Laut Rechtsprechung des BGH darf der Vermieter die entstehenden Kosten auf den Mieter umlegen. Die Umlage erfolgt in dem Abrechnungszeitraum, in dem die Kosten entstehen (VIII ZR 221/08, Urteil vom 11.11.2009).

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